Электронный документооборот

Огромный ресурс в повышении эффективности управления предприятиями заложен в автоматизации документооборота и деловых процессов. Качественная система управления документами позволяет и линейным менеджерам, и высшему руководству компании принимать более взвешенные и оперативные решения, основанные на анализе максимально полного объема документов по тому или иному вопросу. Скорость подбора документов и принятия решений является порой критичной в условиях жесткой конкуренции рынка. Четко выстроенные и контролируемые деловые процессы являются залогом повышения качества управления любой организации.

ЛАНИТ-Поволжье занимается внедрением систем управления документами и деловыми процессами на основе программных продуктов: LanDocs, DIRECTUM, Microsoft SharePoint.

В ЛАНИТ-Поволжье для удобства заказчиков создан демонстрационно-консультационный центр, где предоставляется возможность ознакомиться с ИТ-решениями компании на платформе Microsoft SharePoint.

LanDocs – линия программных продуктов, разработанная компанией ЛАНИТ. LanDocs предназначен для построения систем автоматизации работы с электронными и бумажными документами на предприятиях различного масштаба и специализации. С использованием LanDocs может быть реализован целый спектр разнообразных проектных решений:

• Cистема автоматизации делопроизводства и документооборота, основанная на отечественных стандартах и нормах, практике организации учета документов и контроля исполнения поручений в организациях различных типов и предоставляющая разные уровни функциональности для различных категорий сотрудников; 
• корпоративное хранилище (архив) электронных документов, обеспечивающее надежную защиту документов от несанкционированного доступа, возможность поиска по текстам документов с учетом языковой морфологии, протоколирование и аудит действий пользователей, имеющих доступ к документам;
• система автоматизации деятельности ведомственных архивов или архивных подразделений организаций, функционирующая в соответствии с требованиями Государственной архивной службы Российской Федерации, обеспечивающая подготовку специализированной отчетности ведомственных архивов и предоставляющая возможность реализации специальных технологий массового ввода документов на бумажной основе в электронный архив;
• система автоматизированной поддержки деловых процессов организации, реализующая возможность проектирования и управления исполнением предопределенных маршрутных (workflow) схем обработки документов;
• система подготовки внешних и внутрикорпоративных публикаций, позволяющая оперативно с соблюдением всех принятых в организации формальностей подготовить и опубликовать документы в интрасети или сети Интернет.

Система электронного документооборота DIRECTUM нацелена на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. Система поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия

Модули системы DIRECTUM решают следующие задачи:

• Управление электронными документами;
• создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, схемы Microsoft Visio, рисунки CorelDraw, видео и пр.); расширенная поддержка версий документов и электронной цифровой подписи (ЭЦП); структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов;
• управление деловыми процессами;
• поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов; богатые расширяемые библиотеки блоков для формирования маршрутов (workflow);
• управление договорами;
• организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.);
• управление совещаниями;
• организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания;
• канцелярия;
• регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями;
• управление взаимодействием с клиентами;
• ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Платформа Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 позволяет создавать несложную систему документооборота, с помощью которой можно управлять деловыми процессами, типичными для каждой организации: ведение договоров; получение, отправление корреспонденции, в том числе и электронной; кадровая работа, связанная с оформлением большого количества различных заявок и документов (прием на работу, увольнение, оформление командировки или отпуска); согласование и утверждение любых документов компании или подразделения, не только юридически значимых; подготовка коммерческих предложений; ведение документации по проектной деятельности; проведение совещаний.

Документооборот на базе Microsoft SharePoint позволяет решать следующие задачи:

• организовать и структурировать по заданным вами правилам хранение документов;
• задавать маршрутизацию документов, регламент работы с ними и доступ к ним для разных категорий пользователей;
• выдавать поручения по работе с документами другим пользователям и контролировать их исполнение;
• формировать почтовые уведомления о поручениях;
• вести отчетность по работе с документами;
• организовывать поиск нужных документов.

Преимущества документооборота на базе Microsoft SharePoint:

• Документооборот готов к использованию уже через несколько дней после развертывания.
• полное внедрение занимает не более 3-х месяцев;
• функционал системы документооборота интегрируется с корпоративным порталом компании на основе SharePoint Server 2007, что позволит автоматически публиковать на портале все необходимые документы;
• система обеспечивает поддержку работы с документами на всех стадиях жизненного цикла: от создания проекта документа до контроля его исполнения;
• с документами работают не только работники канцелярии или секретари, а все сотрудники предприятия, что повышает эффективность работы как руководителей, так и рядовых экономистов, менеджеров, юристов и т.д., т.е. предприятия в целом;
• знакомый большинству пользователей интерфейс ПО Microsoft;
• полная интеграция со всеми программными решениями на платформе Microsoft;
• наличие на рынке труда большого количества технических специалистов для поддержки работы ПО на технологиях Microsoft.